Bestyrelsesreferater

Bestyrelsesmøde 10-03-2021

Referat fra bestyrelsesmødet 

Tilstede: Erik, Stig, Bjørn, Anne, Malou og Michael

Referat: Michael og Bjørn

 

Dagsorden:

  • Kommende Generalforsamling
  • Vilkår for telt- og fælleshus-udlejning (500 + 500) ?
  • Dato for Fællesarbejde
  • Formular til ansøgning – Bjørn laver udkast! 
  • Indsamling af mailadresser ved GF-indgangen
  • Møde om etablering af ny affaldssorteringsplads?  
  •  Datoer til teltreservationer: 

17.4. (Malou & Miley)

 21.5 (Rosa & Christian) 

28.5. (Michael Svennevig) 

4.6. Loppemarked 

16.7. Musikfesten II 

30.7. (Gunver)

5. & 6.8. Festival 

 

Godkendelse af sidste referat.

GF: vi mødes kl. 9, dirigenten kommer kl. 10.

Michael køber to slags stemmesedler (med og uden sidekolonner)

Elsa & Gerda er revisorer og skal have underskrive. Bjørn tager kontakt med dem.

Regnskab fra festudvalg (Bjørn hører Willy)

Mailadresser: skema med mailadresser og postadresse (Michael laver udkast til skema)

Kontortid kun én gang månedligt, for vi sidder alene deroppe

Erik foreslår et årshjul, for lettere at skabe overblik over vigtige datoer for bestyrelsen, såvel som foreningen.

Medlemsliste med havenummer og alfabetisk rækkefølge skal ligge klar til GF, Anne og Erik melder sig frivillige til at sidde ved døren og tage imod. Dobbelttjekke at stemmesedler kun udleveres til medlemmer af haveforeningen.

Haveudlejning – der vil være en have i byt ultimo april og udlejning såfremt det ikke byttes. Ellers går der yderligere en måned.

Genbrugsstation: Hvem står for at tage kontakt til ????

Der er blevet planet ud til at lægge fliser, samt der hvor haveaffaldscontaineren står af ”Pølse- Keld”.

 

  • Teltsektion: OB WIJK er stoppet med at sælge festtelte, så de er i gang med at undersøge om der er noget på lager. Der skulle findes et teltfirma i Jylland ved navn Kibek, der laver telte på samme mål som vores (9x3 m), selvom skelettet ikke er det samme. Så måske skal vi til have arrangeret en tur til Midtjylland.
  • Vilkår for telt- og fælleshus-udlejning

Der skal strammes op på det ”daglige” brug af festteltet til forskellige småarrangementer på fx hverdage, således at der er ryddet ordentligt op.

Hvad angår udlåning af festteltet, bestyrelsen udarbejder nogle retningslinjer for brug af teltet.

Bestyrelsen stiller følgende forslag:

  • Ved udlån af festteltet betales 500 kr i leje samt 500 kr i depositum, når teltet forlades rent og ryddeligt. Teltudlån finder sted efter først til mølle-princippet, og man sender en mail til bestyrelsen. Beløbet overføres til foreningens konto, og først efter pengene er modtaget, er teltet booket, hvorefter man modtager en bekræftelse herpå
  • Kardinalgangen

De sidste mange år er det HF Prøvestenen, der har stået for vedligehold af vejen, det står desværre skrevet ind i lejekontrakten, men bestyrelsen vil undersøge om kommunen vil tage ansvar ift. at rette vejen op. Det forudsætter at vi kan finde gamle bilag på de udgifter foreningen tidligere har haft i forbindelse med dette, og det vides ikke.

Bestyrelsen satser på at vi får sat bom op mod artillerivej, så lastbiler til tømning containere bliver lettere.

  • Dato for fællesarbejde: 18/6-2022 Der vil blive meldt ud hvilke haver det drejer sig om til sæsonåbning.

 

 

 

 

 

Bestyrelsesmøde 7-02-2022

Tilstede:  Stig, Erik, Bjørn og Michael.

Referent: Bjørn.

NB: Generalforsamling afholdes søndag d. 27/3 kl. 11-14 i Christianhavns Beboerhus

(læs mere her nedenfor).

Dagsorden:

-          Godkendelse af referat fra sidste møde

-          Containeren

-          Strømstik på kontorvogn

-          Opsigelse

-          Ulovlige installationer af vand

-          Ny sektion på festteltet

-          Affaldssortering

-          E-Mail på foreningens medlemmer

-          Generalforsamling (GF)

-          Forslag fra Dorit & Sandy & Michael (Musikfesten)

-          Eventuelt

 

Containeren har I år været låst af for brug i vinterhalvåret (uden for sæsonen). Dette skyldes at containeren har været så uhumsk med maddiker o.lign. at renovationsselskabet ellers ikke ville tømme den. Ellers ville det være en ekstraomkostning for foreningens medlemmer, uden at det kom nogen til gode, bortset fra nogle få udefra.

Strømstik på kontorvognen er lukket for strømmen, da bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at den er blevet brugt af udefrakommende.

Opsigelse

I løbet af det indeværende år står et par medlemmer til opsigelse grundet misvedligeholdte haver. Bestyrelsen skal i øvrigt gøre opmærksom på, at ulovlig overdragelse af brugsretten af haven til udenforstående, også kan medføre opsigelse.

Vandstandere

Bestyrelsen vil gerne minde medlemmer, som ulovligt har koblet sig på vandrørene, mht. at etablere vand i deres huse, om at bruge vinterhalvåret, mens vandet er lukket, på at fjerne de ulovlige installationer. Det er opsigelsesgrund fra kommunens side. Derfor er det vigtigt for bestyrelsen endnu en gang at gøre opmærksom på!

Festteltet

Udvidelse af festteltet: Stig bestiller en ekstra sektion til festteltet og sørger for at det sættes op.

Affaldssortering

Der arbejdes stadig på at finde en løsning ift. Affaldssortering (mini-genbrugsplads), men kontaktpersonen hos Remondis er desværre stoppet, så formanden har aftalt et møde med Sønderbro, for at høre hvilken aftale de har.

E-Mail på foreningens medlemmer

Det er vigtigt at bestyrelsen kan komme i kontakt med foreningens medlemmer på e-mail.

Send en mail til foreningens mailadresse (findes også på hjemmesiden): hfproevestenen@gmail.com

Generalforsamlingen

Generalforsamling afholdes søndag d. 27/3 kl. 11-14 Christianshavns Beboerhus, Dronningensgade 34, 1420 Kbh K.

Jf. foreningens vedtægter sendes indkaldelsen til generalforsamlingen senest 30 dage før afholdelse.

Indledningsvist vil bestyrelsen gøre opmærksom på, som det også skete i forrige referat, samt til sidste generalforsamling, at ALLE indkomne (budget)forslag skal ledsages af et budget.

Derudover vil bestyrelsen gerne opfordre til at man i forbindelse med et eventuelt forslag, overvejer om forslaget primært kommer en selv til gode, eller om det imødekommer foreningens medlemmer generelt.

Man må selv være indstillet på at tage ansvar og tilbyde hjælp til det forslag man stiller. Fx ift. forslag om opsætning af elstandere fra sidste GF. Her kræver det udover udarbejdelse af budget, at nogen kontakter kommunen / forsyningsselskabet, for at høre om det overhovedet er muligt.

Indkomne forslag

Inden tidsfristens ophør 1/2-2022 jf. foreningens vedtægter om afholdelse af generalforsamling, har bestyrelsen modtaget to forslag.

Bestyrelsen håber at forslagsstillerne fra sidste generalforsamling i mellemtiden har udarbejdet budgetter, så foreningen kan komme videre med dem.

Kodelås til døren i det nye fælleshus

Sættes op hurtigst muligt. Fælleshuset påtænkes åbnet med en lille reception til flaghejsning.

Musikfesten II

Da foreningens faste musikanter skal aflastes, besluttes det at der hyres en lydmand ind til Musikfesten II d. 16./7. Han honoreres med et beløb på 2.000 kr.

----

Næste møde er fastsat til torsdag den 3.3. kl. 18 i det nye fælleshus.

 

 

Bestyrelsesmøde 25-10-2021

Bestyrelsesmøde 25-10-2021

Tilstede: Anne, Jerry, Stig, Erik, Bjørn og Michael

Referent: Bjørn

 

Dagsorden:

-          Willys forslag

-          Installering af vand og afløb til fælleshus

-          Digital underskrift af bankpapirer

-          Finde fælles fodslag ift. De mange forslag på GF

-          Input fra bestyrelsesmedlemmerne

-          Eventuelt

 

Bestyrelsen vil gerne opfordre medlemmerne til at fremtidige forslag til generalforsamling (GF) ledsages af et budget. Et budget bør også inkludere udgifter som transport, tilslutning / installation, bortkørsel af byggematerialer osv.

Der er for tiden en masse interessante ”tråde” på foreningens facebookgruppe, og det er dejligt at se, at en del medlemmer kommer med forslag til udvikling af foreningen, men bestyrelsen gør i relation hertil opmærksom på, at facebook-gruppen ikke er et beslutningsdygtigt organ. Fordi en gruppe medlemmer synes godt om et opslag, er det ikke ens betydende med at forslaget er vedtaget.

Bestyrelsen vil gerne arbejde på at finde eller udarbejde et ”eksemplarisk” budget, der kan bruges når man gerne vil stille forslag til GF, så fremtidige forslag lettere kan vedtages eller forkastes. Med så mange forslag og ikke mindst med tanke for økonomien, da flere forslag er svært bekostelige, er det bestyrelsens opgave at prioritere, hvad der kommer flest medlemmer til gode, da det skal være til glæde for de mange og ikke kun de få.

Eventuelt indkøb af salgsvogn. Bestyrelsen er på ingen måde afvisende for dette forslag. Der skal dog fremlægges et budgetforslag. Som udgangspunkt finder bestyrelsen, at det indledningsvise estimat på 70.000 kr (mundtligt refereret) er i overkanten. Der findes mobile salgsvogne / lukkede trailere til halvdelen af ovenstående pris. Det vil være en fordel at en eventuel vogn er mobil, da der ikke umiddelbart er noget sted, hvor vognen kan stå permanent.

Det eksisterende røde skur, som festudvalget i sin tid fik, trænger til en rengøring. Der er egentlig en del plads, hvis lokalet får en ”overhaling”.

I relation til forslag om opsætning af nye vandposter, er de tre nye haver første prioritet, da der er meget langt til nærmeste vandpost. Beslutningsstillerne må som udgangspunkt gerne afdække det konkrete behov i foreningen ellers, da dette forslag hurtigt kan løbe op i store summer.

Bestyrelsen giver grønt lys til at sætte gang i arbejdet med at få indlagt vand og afløb i det nye fælleshus i henhold til det tilbud der er afgivet.

Mht. til forslaget om etablering af strømstik på festpladsen er bestyrelsen umiddelbart positivt stemt. Den nuværende situation med farlige, løsthængende installationer er uholdbar. Der er tidligere givet et mundtligt estimat på ca. 50.000 kr for at blive koblet på hovedstrømkablet på Artillerivej (bag værkstedet). Vi skal dog selv grave renden. Forslagsstillerne må gerne indhente tilbud og udarbejde budget for arbejdet. NB. Der skal indhentes tilladelse fra HOFOR (forsynings) såvel som Teknik- og miljøforvaltningen. Bestyrelsen vil forsøge at finde en tovholder, der kan samarbejde med beslutningsstillerne.

 

 -------------------------------------------------------------

Bestyrelsesmøde 28-9-2021

Tilstede: Anne, Malou, Stig, Bjørn og Michael

Referent: Bjørn

 

Konstituering

-          Formanden er som vedtaget på GF, Christian ”Stig” Bundgaard

-          Kasserer er som vedtaget på GF, Bjørn Walther Knudsen

-          Næsteformandsposten, der er nominel, indtages efter stemmeafgivning fra en enig bestyrelse af  Malou Solberg

-          Menig bestyrelsesmedlem Erik Krabbe Andersen

-          Sekretær Michael Svennevig

-          Anne Gøtterup og Jerry Besa er suppleanter

 

Flagnedtagning

-          Vi synger ”Der er et yndigt land”.

-          Der vil blive serveret suppe

-          Der holdes et minuts stilhed for bortgåede medlemmer af foreningen

-          Der vil blive serveret en lille en

-          Willy sænker og folder flaget

 

Evaluering af GF

-          Det var dejligt at se at der i foreningen er et stort engagement.     

 

Vandmænd

-          Sten Bjerregaard fratræder som vandmand, der afregnes direkte med Sten.         

 

Opgaver fremadrettet

-          Kontaktperson til vandmænd

-          Loppemarked, festival, musikfest

-          Hjemmeside

-          Haveudlejning skubbes en uge

-          Kursus gennem Kolonihavekursus (vurdering, konflikt, jura, kasserer)

 

Eventuelt

-          Tape over vask i fælleshus indtil den færdiginstalleret.