Referat EX 2014

Referat   –  ekstraordinær generalforsamling  for N/F Prøvestenen

  15.  september 2014       
       
Velkomst     
1. valg  af   dirigent

   Valget  faldt  på Amy Lauridsen, formand  for Kreds 1.  Dirigenten       
   konstaterede, at den ekstraordinære generalforsamling er lovligt indkaldt af       
   bestyrelsen om nævnt i foreningens vedtægter. Ligeledes oplyses at       
   generalforsamlingen er beslutningsdygtig samt at et almindeligt stemmeflertal er afgørende ved samtlige afstemninger jf. foreningens vedtægt §4, stk. 4.       

Dirigenten gennemgår dagsorden for forsamlingen og gør opmærksom på, at der i  Prøvestenens vedtægter er nævnt, at ændringer til vedtægter kun kan ske på den ordinære generalforsamling, men på grund af foreningens situation vil det være gavnligt, hvis   forsamlingen godkender, at punktet behandles på denne ekstraordinære generalforsamling, hvilket forsamlingen godkendte. Gør også opmærksom på, at der mangler en side i de udsendte vedtægter. Det godkendes af salen at den manglende side bliver læst op, når vedtægterne gennemgås som punkt.              
       
2. Valg af 3 stemmeledere – Kristian Bundgaard, 34N, Michael Svennevig, 005N,

                                             Allan Riel 119N 

Der er 67 stemmeberettigede til  stede.       
       
3. Beretning/information fra bestyrelse/kolonihaveforbundet  Bilag A.       -­‐      

Formand Jeanne Freitag briefer forsamlingen om bestyrelsens arbejde.              
Bestyrelsen har arbejdet intens siden generalforsamlingen. Vi har i tiden efter det store       økonomiske chok, arbejdet på at få adgang til foreningskonto, oprettelse af cvr. nr., holdt mange møder med henholdsvis Forbundet og Kreds 1 og ikke mindst har vi ventet alt for længe på at NETS blev færdige med at undersøge os, hvilket betød, at alle vores regninger i mellemtiden blev betalt af Forbundet.       
En voksende gæld som kasserer Jennie Riel og undertegnede personligt har måtte underskrive, for at vi kunne fortsætte som haveforening, hvorfor vi også har oprettet en ansvarsforsikring for bestyrelsen,  således at denne her situation aldrig kan gentage sig. Der er ligeså oprettet forsikring på vurderingsudvalget.     
       
Vi påtog os en opgave, som har vist sig, at være langt mere omfattende end bare at få styr på økonomien. Der har været og er flere skeletter i skufferne. Bl.a. med hensyn til medlemsadresserne, kontrakter, nye regler fra Københavns Kommune med opmåling af alle havelodderne og bebyggelse. Alle havelodder skal opmåles og er der bygget for stort eller for tæt på skel, det gælder også træterrasser, kræver Københavns Kommune, at dette bliver bragt i orden ellers ophæver Københavns Kommune lejekontrakten for det enkelte havelod og det bliver så bestyrelsens opgave at udfører denne opgave  -  hvilket vi meget nødig vil påtage os.              
       
Vi får også mange henvendelser og det er vi meget glade for, men vi har ikke svar på  alt - desværre -­ vi har rettet henvendelse til Forbund og Kreds 1 ad flere omgange for at få   hjælp. Derfor skal Jennie og jeg på kursus i foreningsjura 8. nov. i år.  Vi får også ind imellem kritik og konstruktiv kritik er velkommen – det kan vi lære af, vi er jo stadig novicer på dette område – hvorimod ulødig kritik det tager vi os ikke af.       
       
For at bestyrelsen kan få nogle ordentlige arbejdsforhold - som i medlemmer skal huske er frivilligt og ulønnet arbejde, samt at bestyrelsen som mange andre også har jobs at passe, har det været nødvendigt at have de åbningstider, der nu er 1. og  3. søndag i måneden mellem kl.11-­‐13, herudover kan vi kontaktes via mail eller pr. brev i den interne  postkasse, som hænger ved Nords toiletter. Til dette beder vi jer om forståelse.       
       
Vi vil  gerne rose de mange frivillige som har taget handsken op og  ydet en indsats for foreningen – det er super, at se sådan en foreningsånd ‐ vi er nemlig, som lejere, forenet om vores haveforening. Fællesskuret, som er for alle er netop ved at blive malet og istandsat også ved frivillige medlemmer. Her kan man få sig en sludder med andre medlemmer, lade sit værktøj/telefon op, og være en del af fællesskabet.       
       
Bestyrelsen har også brugt Fællesskuret til kontor, idet kontorskuret er så inficeret af diverse sundhedsskadelige svampearter – at det er umuligt at opholde sig derinde – så kontorskuret og den lille sorte skurvogn, som også er inficeret skal fjernes, da smitten er begyndt at sprede sig til vore fine toiletter.              
       
Dette har betydet, at vi som formand og kasserer har kontor 5 steder, hjemme i privaten, i vores have og de rester, som findes i kontorvognen, hvilket er en uholdbar situation. Vi mener, at det må være på sin plads at have et kontor, hvor bestyrelsen har de nødvendige redskaber til at udføre de opgaver, som skal varetages og ligeledes skal der være plads til at opbevare medlemmernes personlige oplysninger forsvarligt. Dette gælder også for det kommende vurderingsudvalg. Vi har derudover brugt egne pc’er, printere og lignende i den periode vi har været igennem, for at skåne foreningen  for  yderligere udgifter, men nu er vi blevet pålagt at anskaffe en PC, som kun skal bruges til foreningsarbejde og til vurderingsudvalget og den må nødvendigvis have et kontor at bo i.              
       
Vi har prøvet at holde udgifterne nede, således at gælden til Forbundet (som formand og kasserer personligt har skrevet under på) ikke skulle vokse unødigt. Og  det er glædeligt, at rigtig mange medlemmer har forstået at husholdningscontaineren er til husholdningsaffald. DET ER DEN I ORDETS BOGSTAVELIGSTE FORSTAND. Vi har forespurgt M. LARSEN – DER MÅ KUN KOMME HUSHOLDNINGSAFFALD I DEN. Ikke byggeaffald – ikke møbler og madrasser ej heller kemikalier og maling, som det skete for nyligt, hvor blå maling væltede ud over skraldevognen, da containeren blev tømt, hvilket kunne have betydet en omlakering af vognen for vores regning, men heldigvis lagde et medlem haveslange og arbejdskraft til og vognen blev vasket ned, mens malingen endnu var våd.       
Når vi nu  snakker skrald -­ der vil  komme en storskralds container i slutningen af   sæsonen.          
Vores medlem, som holder toiletterne, kan vi kun rose til skyerne – og I skal huske, at  hun gør rent for et meget lille beløb – hvorfor det er utilstedeligt, at hun  skal komme til en svinesti bl.a. ved at nogen 3 dage i træk har tørret sin rumpe i de ophængte  håndklæder på Syds toilet. Sørg for at have en rulle toiletpapir og et håndklæde i  jeres haver – hvis der ikke lige er noget på toilettet – så er det på  vej – dette bliver også indkøbt af frivillige – således at vi sparer omkostningerne for at få varerne leveret, samt at nogen skal stå til rådighed, når varerne kommer. Vi har nu taget konsekvensen og har sat papirhåndklæder op – ikke fordi vi er kommet til flere penge, men for at ovenstående ikke skal ske igen.       
       
Bilkørsel – vi må henstille til de medlemmer, som ikke har forstået, at stierne IKKE er til at køre stærkt på – der er mange i haverne, hvorfor det er utilstedeligt, at der stadig  findes brodne kar – dette vil betyde at bestyrelsen må finde en løsning på problemet og dette vil vi bruge efteråret til – så det fremadrettet kan blive trygt for alle, at færdes på stierne.       
       
Nu skal det hele jo ikke være en jammerdal – for sikken en dejlig sommer vi har haft –  lang og varm. Og dejligt at se så mange som har nydt deres haver og  stønnet lidt af varmen. Der er blevet bygget, ordnet og plantet – og det har været en glæde for os alle.       
       
Rigtigt stor ros til medlemmerne omkring ”fredning af bestyrelsen”  således at vi     også kunne holde vores ferie, uden at skulle være på arbejde hele tiden. Rigtig mange tak!       
       
I har i indkaldelsen også modtaget forslag til nye vedtægter –  vi ved godt, at  vi ifølge vores gamle vedtægter – skal dette op på en ordinær generalforsamling – men for at  skabe nogle ordentlige arbejdsbetingelser – således at vi alle sammen fremadrettet  har et godt fundament. Ordensreglerne vil komme på som punkt til den ordinære generalforsamling.      
Med dette  vil jeg slutte og  bede jer rejse jer og  råbe et hurra for vores forening.       
       VI KAN OG VIL REJSE OS IGEN!       
JEANNE     

Regnskab.       Budget   2014  til  godkendelse, inkl.  lejeforhøjelse.      

Kasserer      Jennie Riel       
briefer forsamlingen  om et estimeret regnskab  for  2014. Estimeret fordi den eksterne revision ikke har kunnet revidere på grundlag af det eksisterende materiale.      

Linda Lang, 009N  stiller spørgsmål til afdrag af gæld og efterspørger regnskab og penge på kontoen for 2013. Jennie oplyser, at der stort  set ikke var penge på kontoen, da de fik adgang  til den i begyndelsen af juni.

Jonathan Lang, 103N efterspørger gennemsigtighed fra bestyrelsen vedr.  afdrag på lån mm. Det diskuteres, om  der skal afdrages mere i 2014 for havelejestigningen på kr. 1000. Bestyrelsen har forhandlet med       Kolonihaveforbundet med det resultat, at rentesatsen er nedsat fra 3 % til  2 % .           
Der skal afdrages 10 %  i 2014 + renter og minimum 25 %  pr. år efterfølgende.       Havelejestigningen skal bruges til det samlede budget.

Bestyrelsen deler posten på kr.126.911 op i to således, at kr. 52.000, som udgør 10 %  af gælden afdrages umiddelbart.  Kr. 74.911 bruges til afskaffelse af de inficerede skurvogne, anskaffelse af ny kontorvogn og computer, gelænder mv.      Der kan indtil 1. november 2014 indsendes overslag/tilbud på de ovenstående       udgifter til hf Prøvestenens mail eller i den interne postkasse på toilethuset i       NORD, så vi sikrer, at vi får det billigst muligt. Hvis de nævnte udgifter bliver       under det afsatte beløb, bruges de resterende til afdrag på gælden.

Der stilles spørgsmål til antallet af udlejede haver.

Svar: Budgettet er baseret på udlejning af 170 haver. Det er lidt underestimeret    på grund af den særlige situation i år. Vi har 7 opsagte haver, plus de der indtil    videre ikke har betalt haveleje. Alt vil blive udlejet til april 2015. Grundet en sag      om vurdering har der ikke kunnet udlejes haver i sommeren.

Forsamlingen er ikke enig med bestyrelsen om at vente, så det bliver vedtaget,      at de 7 opsagte haver vil blive lejet ud den 1. søndag i oktober i år.      

Budgettet godkendes af forsamlingen med stort flertal for og 2 stemmer imod.       
       
4. Forslag:              
a.       Nye vedtægter, kolonihaveforbundets standartvedtægter.       Dirigenten       læser den manglende side i  fremsendte vedtægter op for forsamlingen. Det oplyses at den manglende side bliver sendt ud sammen med referatet.        Sussie 15S oplyser,  at standartvedtægterne gælder for almindelige kolonihaver     og ikke nyttehaver, hvorfor hun foreslår, at der skal rettes nogle ting i       vedtægterne der ikke er relevante, i samarbejde med Kolonihaveforbundet.       Det oplyses at kredsen har meddelt,  at der ikke kan rettes i standartvedtægterne, hvis de skal benyttes.

De nye vedtægter vedtages med  38 for og 3 imod.

       
b.  forslag til eksklusion af havelejer.       Formanden oplyser om sagen,       hvor bestyrelsen har modtaget en underskriftindsamling om eksklusion af       havelejer. Begrundelsen blev diskuteret på GF, men medtages ikke her, da       den indeholder personfølsomme oplysninger.       
Det vedtages med overvældende flertal, at pågældende havelejer ekskluderes       af haveforeningen.       
       
5. Valg:       Vurderingsudvalg.              
Per Christensen, have 017N       
Linda Lang, have 009N       
Michelle Forchhammer, have 013S       
       
Blev valgt uden modkandidater.       
       
       
6. Eventuelt:              
Michael 05N: Oplyser at en kurdisk fotograf har udgivet en bog, hvor billeder       fra haveforeningen er med.

Formanden oplyser at flytning af festplads og fællesskur ikke er blevet behandlet  grundet manglende tid. Det vil blive behandlet til den næste ordinære generalforsamling. Det oplyses at have 127N ikke udlejes før forslaget ha været    oppe til afstemning.

Der spørges om fællesskuret står lovligt. Det oplyses at bestyrelsen ikke er klar      over om det er tilfældet, men at det undersøges.

       
Dirigenten takker for i dag.    
       
Olivia Gaugin                    Jeanne Freytag                      Amy Lauridsen                    referent                              formand                                  dirigent