Referat 2014

Referat fra NF Prøvestenens generalforsamling d. 24. februar 2014.

Tilstede: stemmeberettigede 113 af 199

Velkomst ved Jeanne Freytag, samt præsentation af repræsentanterne fra Kolonihave Forbundet(KFB), formand Preben Jacobsen og Københavns Kreds1, konstitueret formand Amy Lauridsen og bestyrelsesmedlemmer Jan Mosegaard og Flemming Nørgaard.  
1.      Valg af dirigent
 Jan Mosegård, Kreds1 blev foreslået, da der ikke var andre som ønskede at opstille var Jan valgt. Han konstaterede, at mødet var indkaldt rettidigt i henhold til Prøvestenens vedtægter. Der er dog kommentarer til dagsordenens pkt. 4: Regnskab, da det ikke foreligger, tages det op på en ekstra ordinær generalforsamling(EOGF). Ligeledes Pkt. 5: Forslag. Tidligere fremsendte forslag(sendt til Niels Tornbo) bedes genfremsendt og behandles på EOGF. Endelig var der Pkt.6: Budget for 2014, nuværende kontingent fortsættes indtil EOGF, hvor regnskab og budget foreligger.

På dagsordenen manglede punktet referent, Gerda Bilde have 118N blev valgt.
 
2.      Valg af stemmetællere
Pia Carlson, have 139N og Karen Bøgedal, have 030S blev valgt.

3.      Beretning /Information fra bestyrelsen v/Jeanne Freytag
Vores økonomiske situation fylder rigtig meget hos os alle sammen, men det er jo ikke det eneste der skete i 2013. Vi havde jo også en kanon sommer – helt vidunderligt vejr.
Stor virketrang i de fleste haver og adskillige arrangementer fx Standerhejsning og –nedtagning med traktementer – fodboldkamp mod Sønderbro – Kaffe og kagetraktement i skurvognen – Loppemarked – Kagekonkurrence med en deltager, så 2. og 3. præmie blev fordelt mellem dommerne.
Topscoreren af arrangementerne var dog fodboldkampen, hvor vores seje drenge og piger vandt. Det håber vi fortsætter.
I er allerede gjort bekendt med den økonomiske situation, vi befinder os i via indkaldelsen til generalforsamlingen, og jeg kan forsikre jer for, at vi har arbejdet intenst på at finde løsninger og svar på de spørgsmål, der er opstået, siden vi fik det famøse brev fra Kolonihaveforbundet.
Det vil jeg bede Jennie sige noget om.
4.  Det har ikke været muligt at få lavet et foreløbigt regnskab, idet vi kun meget sporadisk har modtaget bilag og andre skriftlige informationer fra Nils måske på grund af hans alvorlige sygdom og indlæggelse på hospital, hvor vi har hentet noget materiale, andet har vi hentet på kontoret, hvor der var stillet nogle mapper og det foreløbigt sidste har vi hentet ved Nils adresse så sent som i lørdags, den 22. februar.
Bestyrelsen stiller forslag om at inddrage en ekstern revisor foreløbig for 2013. Det vil koste ca. kr. 30.000. Hvis der ønskes ekstern revisor for tidligere år vil beløbet være tilsvarende pr. år.

Vi blev frarådet af forbundsformanden at forsøge at lave et budget, før vi har et fyldestgørende regnskab, men vi har lavet en foreløbig opstilling over gældsposterne, som følger:

Kontingent til Forbundet og Kreds 1 (2013)             kr.    56.000,-
Køreplader inkl. retsgebyr ca.                               kr.  130.000,-
Slamsugerservice (toilettømning)                           kr.    20.000,-
Lån til afvikling af generalforsamling                       kr.    10.000,-

    I alt                                                              kr.   216.000,-


Dette er gæld, som vi skal have afviklet hurtigst muligt, altså så snart vores kontingent indløber primo april, således at vi fortsat kan få tømt skrald og toiletter.

Derudover er der den tungeste post på budgettet på                  kr.   347.142,59
til Københavns Kommune for jordleje og vand.
            Det er netop kommet til vores kendskab, at der er
            pr. 31.1.2014 er indbetalt                                             kr.     33.159,85
            så gælden nu udgør                                                    kr.    313.982,74


Dette beløb har Kolonihaveforbundet besluttet at lægge ud for os med tilbagebetaling under lempelige vilkår, så vi ikke mister vore haver. Dette vil jeg bede Forbundsformanden, Preben Jacobsen at sige noget om.
Herefter tog Preben Jacobsen(KFB) over. Han fortalte at Prøvestenens gæld for haveleje og vand til Københavns Kommune er blevet betalt. Den gæld er nu overgået til KFB, hvor der tilskrives ca. 3 % p.a. i rente, indtil vi er gældfri. De knapt 314.000 kr. får vi lov til at afdrage på lempelige vilkår.

Herefter blev ordet givet frit og der kom mange spørgsmål og kommentarer, de væsentligste kommer her:
Hvorfor skal vi betale leje igen, fordi KBF/Kreds1 har sovet?
Svar fra PJ: Det er Prøvestenen, som har sovet, KFB blev først informeret om gælden medio november 2013.
Svar fra bestyrelsen: og bestyrelsen i Prøvestenen blev først informeret om dette i brevet fra KFB i slutningen af januar 2014.
Hvad koster det, at KFBs revisor/en ekstern revisor?
Svar fra PJ: Det koster omkring 25 – 30.000 kr. at få revideret et årsregnskab.
Har Prøvestenen nogen penge på kontoen?
Svar fra bestyrelsen: Vi ved ikke, om der er penge på bankens konti, før vi får adgang efter nyvalg.
Er der stjålet af kassen, og bliver den tidligere formand politianmeldt?
Svar fra bestyrelsen: Vi kan ikke sige noget om, hvorvidt der er taget af kassen på nuværende tidspunkt, det kan først konstateres, når vi har fået lavet et revideret regnskab. Men skulle det være tilfældet, vil der blive indgivet en politianmeldelse.
Kan vi få forløbet med tidspunkter, her menes hvornår blev KFB og den øvrige bestyrelse informeret?
Svar fra PJ: KBF bliver rykket for manglende betaling af haveleje fra Københavns kommune(KK) d. 13. november 2013. Herefter tages kontakt til Nils Tornbo(NT) gentagne gange, da KBF i slutningen af december 2013 stadig ikke har modtaget informationer behandles sagen af KFBs forretningsudvalg d. 3. januar 2014. Her blev det oplyst at KK d. 23 januar 2012 har informeret Kreds 1, at formanden for Prøvestenen er rykket for den manglende leje uden resultat. På dette tidspunkt udgjorde gælden 228.876,92 kr.
Det pålægges NT senest d. 13. januar 2014 at fremlægge regnskaber for 2010, 2011, 2012 og 2013 samt alle relevante kontoudtog mv. Materialet skal følges af en skriftlig redegørelse for hele forløbet. NT kontakter KFB d. 16. januar 2014 og beder om udsættelse til d. 20. januar, den 20 modtager KFB en mail om at NT har været nødt til at starte forfra, da medlemskartoteket var brud ned.  Den 21. januar 2014 sendes derfor brev til bestyrelsen for Prøvestenen og Kreds 1, hvor disse indkaldes til møde hos KFB.
 
Ud over alle disse spørgsmål var der også tak til den tilbageværende bestyrelse for at tage kampen op.

Sidst men ikke mindst blev der talt om, at der skulle kigges på forretningsorden, vedtægter og kurser for de valgte. Der blev også nævnt, at en ny bestyrelse skal arbejde for en øget gennemsigtighed i forhold til økonomien. Det blev også pointeret, at fremover skal alle indbetalinger gå direkte til en bankkonto som administreres via KFB.

Herefter blev beretningen sat til afstemning og vedtaget med 100 stemmer for, 1 imod og 12 undlod at stemme.

4.      Regnskab
Bemærkning fra dirigent, dette findes ikke og vil tages op på en EOGF
5.      Forslag:
a. Forslag om ekstern revisor
Da 2013 regnskabet bliver revideret via KFB trak bestyrelsen forslaget. Såfremt det så viser sig at der vil være behov for at få revideret regnskaberne for 2010, 2011 og 2012 tages forslaget op igen, med en mere fyldestgørende tekst. De modtagne bilag (ca. 400 pr. år) vil i første omgang blive gennemgået af Olivia fra have 94N.  Dette kan først ske når vi har adgang til kontoudtog.
6.      Budget for 2014
a. Fastlæggelse af kontingent for 2014
Kontingentet fortsættes på 2013 niveau, ca. 2.500 kr. indtil et regnskab for 2013 og et budget for 2014 foreligger. Dette vil ske på EOGF

7.      Valg
a. Valg af ny formand for 2 år
   Jeanne Freytag, have 125N blev valgt.
b. Valg af kasserer for 1 år
    Jennie Riel, have 123N blev valgt.
c.  Valg af 2 bestyrelses medlemmer (2 år),
     Olivia Gaugain, have 94N og Sandra Clarelli, have 10N blev valgt
d.  Suppleant
     Charlotte Holt, have 14N blev valgt.
e. Revisorer, 2 stk.
    Christian Bundgaard, have 34N og Linda Lang, have 9N blev valgt.
f.  Vurderingsudvalg
    De eksisterende vurderingsmænd var ikke til stede, bortset fra 1 hvorfor valget udsættes til EOGF
g. Festudvalg
   Steen Bjerregaard, have 12S og Kim Johansen, have 135N blev valgt.

8.      Eventuelt
Der har været en del indbrud bl.a. i have 20S. Ved en eftersøgning i nærområdet blev der fundet 2 vogne med koster. Den enes indhold tilhørte have 20S og indholdet af den anden kan beses / afhentes hos 20S.
Der blev spurgt om der kommer jord igen i år? Det kan vi ikke sige noget om på nuværende tidspunkt.
Der kom et forslag om at arrangere en støttekoncert eller lignede arrangement for at samle penge ind, så vores gæld kan minimeres, eller der bliver råd til jord.